Hausverwaltung wechseln: So gelingt der Verwalterwechsel in 6 Schritten.

Verspätete Abrechnungen, schlechte Erreichbarkeit, explodierende Kosten – wenn die Hausverwaltung nicht mehr funktioniert, wird das Leben in der Eigentümergemeinschaft zur Belastung. Die gute Nachricht: Seit der WEG-Reform 2020 ist der Wechsel der Hausverwaltung so einfach wie nie zuvor. Was früher kompliziert und langwierig war, lässt sich heute mit einem einfachen Mehrheitsbeschluss umsetzen.

In diesem Leitfaden erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie Ihre Hausverwaltung wechseln können – von der rechtlichen Grundlage über die praktische Umsetzung bis zur erfolgreichen Übergabe.

Hausverwaltung wechseln: Die 6 Schritte im Detail

Nachdem Sie sich entschieden haben, die Hausverwaltung zu wechseln, stellt sich die praktische Frage: Wie geht man dabei am besten vor?

Schritt 1: Den bisherigen Verwaltervertrag prüfen

Bevor Sie aktiv werden, verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihre vertragliche Situation. Holen Sie den Verwaltervertrag hervor und prüfen Sie die Art der Immobilienverwaltung, die vereinbarten Kündigungsfristen und ob es sich um einen befristeten oder unbefristeten Vertrag handelt.

Besonders wichtig: In der Regel sehen Verwalterverträge eine ordentliche Kündigung mit einer Frist von drei bis sechs Monaten vor. Hier kommt Ihnen jedoch die WEG-Reform zugute: Selbst wenn der Vertrag noch eine längere Laufzeit hat, können Sie den Verwalter jederzeit abberufen und der Vertrag endet dann automatisch nach sechs Monaten.

In schwerwiegenden Fällen kommt auch eine außerordentliche Kündigung in Betracht. Als wichtige Gründe gelten Beleidigungen, rufschädigende Äußerungen, körperliche Auseinandersetzungen oder schwerwiegende Pflichtverletzungen wie Veruntreuung. In solchen Fällen müssen Sie schnell handeln: Die außerordentliche Kündigung muss innerhalb von zwei Wochen nach Kenntnisnahme ausgesprochen werden.

Unser Rat: Planen Sie für den gesamten Prozess mindestens drei bis vier Monate Vorlaufzeit ein. So haben Sie ausreichend Zeit für eine sorgfältige Suche und einen reibungslosen Übergang.

Schritt 2: Neue Hausverwaltung suchen

Die Suche sollte ein gemeinsamer Prozess der Eigentümergemeinschaft sein. Holen Sie Ihre Miteigentümer frühzeitig ins Boot, denn nur so können Sie sicherstellen, dass die neue Verwaltung den Bedürfnissen aller gerecht wird und die notwendige Mehrheit zustande kommt.

Beginnen Sie mit einer internen Abstimmungsrunde. Klären Sie gemeinsam, welches Budget angemessen ist, welche Leistungen besonders wichtig sind und ob die klassische externe Verwaltung tatsächlich die beste Option ist. Definieren Sie klare Dealbreaker – also Dinge, die die neue Verwaltung auf jeden Fall können muss.

Die Faustregel lautet: Holen Sie mindestens drei Vergleichsangebote ein. Online-Plattformen, Google-Suche mit Bewertungen und persönliche Empfehlungen von anderen WEG-Eigentümern sind gute Startpunkte. Auch Branchenverbände wie der VDIV oder IVD listen geprüfte Verwaltungen.

Wichtige Bewertungskriterien:

• Erfahrung und Referenzen: Hat die Verwaltung Erfahrung mit ähnlich großen WEGs?

• Auslastung: Maximal 40 WEGs pro Verwalter als Richtwert

• Qualifikation: Gibt es Spezialisten für Technik, Recht und Buchhaltung?

• Kosten: Was ist im Grundpreis enthalten, was kostet extra?

• Digitalisierung: Eigentümerportal, App, digitale Umlaufbeschlüsse?

• Service: Reaktionszeit, feste Ansprechpersonen, Notfallbetreuung?

Erstellen Sie eine Bewertungsmatrix mit allen wichtigen Kriterien und bewerten Sie jeden Kandidaten objektiv. Am Ende sollten Sie aber auch auf Ihr Bauchgefühl hören – manchmal sagt die Intuition mehr über die künftige Zusammenarbeit aus als alle rationalen Kriterien.

Schritt 3: Eigentümerversammlung einberufen

Der Verwalterwechsel muss in einer Eigentümerversammlung beschlossen werden. Ideal ist es, wenn die reguläre jährliche Versammlung zeitlich passt. Falls nicht, können Sie eine außerordentliche Versammlung einberufen, wenn mehr als ein Viertel der Wohnungseigentümer dies verlangt (§ 24 Abs. 2 WEG).

Die Einladung muss formgerecht sein und alle relevanten Punkte auf der Tagesordnung ausweisen. Pflichtpunkte sind: Abberufung der bisherigen Hausverwaltung, Kündigung des bestehenden Verwaltervertrags, Vorstellung der Kandidaten, Beschluss über die Wahl der neuen Hausverwaltung, Zustimmung zum neuen Verwaltervertrag sowie Ermächtigung zur Unterzeichnung des Vertrags.

Wählen Sie einen neutralen Versammlungsort – auf keinen Fall die Büroräume der bisherigen Verwaltung. Beachten Sie die gesetzliche Einladungsfrist von mindestens zwei Wochen. In bestimmten Situationen ist auch ein Verwalterwechsel per Umlaufbeschluss möglich, durch schriftliche Zustimmung aller Eigentümer.

Schritt 4: Beschlüsse fassen

In der Eigentümerversammlung müssen vier separate Beschlüsse gefasst werden:

1. Die Abberufung des aktuellen Verwalters

2. Die Kündigung des Verwaltervertrags

3. Die Wahl des neuen Verwalters, sowie

4. Die Zustimmung zum neuen Verwaltervertrag.

Für alle vier Beschlüsse ist jeweils die einfache Mehrheit erforderlich – mehr als 50 Prozent der Stimmen.

Am effizientesten ist es, alle vier Beschlüsse nacheinander in derselben Versammlung zu behandeln. Eigentümer, die nicht persönlich teilnehmen können, sollten einem anderen Eigentümer eine schriftliche Vollmacht erteilen – eine E-Mail ist dafür ausreichend. Das Protokoll muss alle Beschlüsse und die genauen Abstimmungsergebnisse dokumentieren.

Schritt 5: Vorstellung der neuen Verwaltung

Dieser Schritt schafft Vertrauen und klärt letzte offene Fragen. Wenn mehrere Verwaltungen zur Wahl stehen, sollte die Vorstellung strukturiert ablaufen: maximal 15 Minuten Präsentation pro Kandidat, gefolgt von mindestens zehn Minuten Fragerunde.

Falls Sie sich bereits für einen Kandidaten entschieden haben, dient die Vorstellung vor allem dem gegenseitigen Kennenlernen. Die neue Verwaltung und die Eigentümer können Erwartungen abstimmen und die nächsten Schritte besprechen. Achten Sie darauf, wie die Verwaltung kommuniziert und ob die Chemie stimmt – diese Faktoren sind für die langfristige Zusammenarbeit oft wichtiger als der Preis allein.

Schritt 6: Übergabe organisieren

Nach dem Mehrheitsbeschluss wird der neue Verwalter offiziell bestellt. Die Übergabe ist ein komplexer Prozess, der sorgfältig organisiert werden muss und üblicherweise ein bis zwei Monate dauert.

Finanziell müssen das Hausgeld- und Rücklagenkonto übertragen, alle Kontovollmachten übergeben und offene Forderungen sowie Verbindlichkeiten dokumentiert werden.

Bei den Dokumenten geht es um die Übergabe der:

• Teilungserklärung,

• Protokolle,

• Beschlusssammlung,

• Jahresabrechnungen und

• aller Verträge mit Dienstleistern.

Auch digitale Zugänge zur Verwaltungssoftware, zum Online-Banking und zu E-Mail-Konten müssen transferiert werden.

Externe Kontakte wie Bank, Versicherungen, Dienstleister, Energieversorger und Handwerker müssen über den Wechsel informiert werden. Erstellen Sie eine detaillierte Übergabeliste mit allen zu übertragenden Punkten, so vergessen Sie nichts und haben eine Dokumentation für spätere Nachfragen.

Fazit: Der Wechsel lohnt sich

Ein Wechsel der Hausverwaltung ist kein Grund zur Sorge, sondern eine Chance. Seit der WEG-Reform 2020 ist der Prozess deutlich einfacher geworden und gibt Ihnen als Eigentümergemeinschaft die Kontrolle zurück. Ein einfacher Mehrheitsbeschluss reicht aus, ein wichtiger Grund ist nicht nötig. Der gesamte Prozess ist planbar, dauert drei bis vier Monate und verursacht geringe Kosten.

Der Wechsel lohnt sich: Bessere Leistung, moderne Tools und oft niedrigere Kosten verbessern Ihre Lebensqualität als Eigentümer spürbar. Verschiedene Verwaltungsmodelle ermöglichen individuelle Lösungen, die perfekt zu Ihrer WEG passen. Wenn Sie mit Ihrer aktuellen Verwaltung unzufrieden sind, zögern Sie nicht. Sprechen Sie mit Ihren Miteigentümern, holen Sie Angebote ein und starten Sie den Wechsel.

Eine gute Hausverwaltung ist der Schlüssel zu einer funktionierenden Eigentümergemeinschaft und trägt erheblich zum Werterhalt Ihrer Immobilie bei. Sie haben es in der Hand.