Viele Eigentümer gehen davon aus, dass eine Hausverwaltung regelmäßig persönlich im Objekt anwesend sein muss. Tatsächlich erfordert die überwiegende Zahl der Aufgaben – wie Abrechnungen, Kommunikation mit Eigentümern oder die Beauftragung von Dienstleistern – keine physische Präsenz vor Ort. Selbst eine Anfahrt von einer Stunde oder der Sitz in einer anderen Stadt stellt in den meisten Fällen keine Einschränkung dar. Termine wie Eigentümerversammlungen oder Objektbegehungen können problemlos geplant werden. In allen anderen Angelegenheiten ist der Kontakt heute so einfach wie ein Anruf oder eine Nachricht.

Eine moderne Hausverwaltung nutzt digitale Kommunikations- und Informationswege, um Eigentümer und Mieter jederzeit mit aktuellen Informationen zu versorgen. Bei uns geschieht das beispielsweise über: - Kundenportal mit allen wichtigen Dokumenten und Beschlüssen - WhatsApp für schnelle Rückfragen - Telefon und E-Mail für den persönlichen oder formellen Austausch - Klassische Post für amtliche Schreiben oder auf Wunsch der Eigentümer So sind wichtige Unterlagen in Sekunden verfügbar – unabhängig vom Standort der Verwaltung. Der physische Sitz der Hausverwaltung ist damit für viele Abläufe schlicht irrelevant.

3. Die Gefahr des „nur lokal“‒Fokus

Ein zu enger Fokus auf räumliche Nähe kann die Auswahl einer guten Hausverwaltung stark einschränken. Oft werden dadurch qualifizierte und erfahrene Bewerber ausgeschlossen, nur weil sie nicht im direkten Umkreis sitzen. Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Eigentümer aus Mönchengladbach entschied sich zunächst gegen uns, weil wir in Düsseldorf sitzen – nur etwa 30 Minuten entfernt. Stattdessen wurde eine „lokale“ Hausverwaltung beauftragt. Nach nur drei Monaten kam der Eigentümer wieder auf uns zu, da der Wechselprozess nicht reibungslos lief und es zu erheblichen Verzögerungen kam. Wir organisierten daraufhin den außerordentlichen Verwalterwechsel, ohne dass für den Eigentümer Kosten anfielen. Die zuvor bestehenden Bedenken zur Online-Eigentümerversammlung (ETV) konnten wir ebenfalls ausräumen. Nach der ersten digitalen Versammlung sagte der Kunde wörtlich: „Ich weiß gar nicht, warum das nicht alle online machen – man spart so viel Zeit und Geld.“

Statt den Radius bei der Suche nach einer Hausverwaltung künstlich auf wenige Kilometer zu begrenzen, lohnt es sich, die Entscheidung nach qualitativen Kriterien zu treffen. Folgende Punkte sind dabei besonders wichtig:

Eine moderne Hausverwaltung sollte zeitgemäße Kommunikationskanäle anbieten, damit Informationen schnell, transparent und für alle Eigentümer zugänglich sind. Dazu gehören: - Kundenportal für Beschlüsse, Abrechnungen und wichtige Dokumente - Digitale Eigentümerversammlungen (Online-ETV) für Zeit- und Kostenersparnis - Schnelle Kanäle wie WhatsApp oder E-Mail für Alltagsanfragen - Telefonische Erreichbarkeit für komplexe Anliegen - Klassische Post für Eigentümer, die auf traditionelle Kommunikation setzen

Die Entfernung zur Immobilie ist zweitrangig, wenn die Hausverwaltung zügig auf Anfragen reagiert. Eine gute Verwaltung zeichnet sich dadurch aus, dass Anliegen innerhalb klar definierter Zeiträume beantwortet und Aufträge ohne Verzögerung erteilt werden. Zum Beispiel haben wir eine Antwortgarantie von 24h, können die meisten Anliegen aber in <3h klären.

Entscheidend ist, ob die Hausverwaltung nachweisliche Erfahrung in der Verwaltung von WEGs ähnlicher Größe und Struktur hat. Fachliche Kompetenz in Bereichen wie Instandhaltungsplanung, rechtssichere Beschlussfassung und Buchführung wiegt schwerer als die räumliche Nähe.

Auch eine Verwaltung aus einer anderen Stadt kann auf qualifizierte Handwerker vor Ort zugreifen – oft sogar auf ein größeres Netzwerk, da sie mehrere Standorte betreut. Wichtig ist, dass die Verwaltung bestehende Kontakte pflegt und im Bedarfsfall schnell handeln kann. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass es sich oft lohnt, Handwerker aus Nachbarstädten zusätzlich zur Einholung von Angeboten hinzuzuziehen, da diese dann für Neukunden Rabatte aussprechen.

Ein klarer, nachvollziehbarer Kostenplan ist wichtiger als die Adresse des Verwalters. Eigentümer sollten auf faire Grundhonorare, transparente Nebenkosten und die Vermeidung versteckter Zusatzgebühren achten.

Räumliche Nähe zur Hausverwaltung ist oft kein entscheidender Faktor für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Durch digitale Lösungen und effiziente Kommunikation ist auch eine Verwaltung aus der nächsten Stadt in der Lage, Ihre Immobilie zuverlässig, transparent und professionell zu betreuen. Ein zu starker Fokus auf „lokal um jeden Preis“ kann dazu führen, dass man sich für einen schlechter passenden Anbieter entscheidet – wie das Beispiel unseres Kunden aus Mönchengladbach zeigt. Wer den Blick etwas weiter öffnet und auf Qualität, digitale Kompetenz und Serviceorientierung achtet, findet häufig die bessere Hausverwaltung – auch wenn diese nicht direkt um die Ecke sitzt. Wir von reltix haben uns auf die Fahne geschrieben, die Hausverwaltung zu einer wertvollen Dienstleistung für Eigentümer zu machen und Ihnen den Rücken bei allen Themen um die Immobilie frei zu halten. Neugierig? Füllen Sie einfach unser Kontaktformular aus und einer unserer kompetenten Mitarbeiter wird sich in Kürze mit Ihnen in Verbindung setzen.