Die wichtigsten Fakten zum Verwalterwechsel auf einen Blick: Seit Dezember 2020 können Sie Ihren Verwalter jederzeit mit einfacher Mehrheit abberufen, ohne einen wichtigen Grund nachweisen zu müssen. Der Verwaltervertrag endet automatisch sechs Monate nach der Abberufung, unabhängig von der ursprünglich vereinbarten Laufzeit. Der gesamte Wechselprozess lässt sich in sechs übersichtliche Schritte unterteilen. Kalkulieren Sie für den gesamten Prozess mindestens drei bis vier Monate Vorlaufzeit ein.

WEG-Reform 2020: Warum der Verwalterwechsel heute viel einfacher ist Die Reform des Wohnungseigentumsgesetzes im Jahr 2020 hat einen echten Wendepunkt für Eigentümergemeinschaften in Deutschland gebracht. Während Eigentümer früher einen wichtigen Grund nachweisen mussten, um die Hausverwaltung abzuberufen, reicht heute ein einfacher Mehrheitsbeschluss aus. Die entscheidende Neuregelung findet sich in § 26 Abs. 3 S. 1 WEG: Der Verwalter kann jederzeit von seinem Amt abberufen werden, ohne dass es hierfür eines wichtigen Grundes bedarf. Das bedeutet konkret, dass mehr als 50 Prozent der Stimmen in der Eigentümerversammlung für die Abberufung ausreichen. Noch wichtiger: Der mit dem Verwalter geschlossene Vertrag endet automatisch sechs Monate nach der Abberufung, und zwar unabhängig von der ursprünglich vereinbarten Laufzeit. Diese Neuregelung gilt auch rückwirkend für alle Verwalterbestellungen, die bereits vor dem 01. Dezember 2020 erfolgten. Falls in Ihrem Verwaltervertrag gegenläufige Bestimmungen geregelt sind – etwa eine längere Kündigungsfrist oder die Notwendigkeit eines wichtigen Grundes – sind diese Klauseln seit der Reform gegenstandslos. Für Eigentümergemeinschaften bedeutet das: Sie können deutlich schneller auf Probleme reagieren und müssen nicht mehr monatelang auf das Ende einer Vertragslaufzeit warten. Die neue Flexibilität ermöglicht es auch, zu günstigeren oder moderneren Verwaltungen zu wechseln. Nicht zuletzt stärkt die Reform Ihre Verhandlungsposition gegenüber der Hausverwaltung erheblich. Wann sollten Sie die Hausverwaltung wechseln? Nicht jedes kleine Problem rechtfertigt einen Verwalterwechsel. Es gibt jedoch Situationen, in denen ein Wechsel notwendig ist, um die Funktionsfähigkeit der Eigentümergemeinschaft zu erhalten und den Wert Ihrer Immobilie zu schützen.

Die untätige Hausverwaltung Der häufigste Grund für einen Verwalterwechsel ist eine Hausverwaltung, die ihren Aufgaben nicht mehr nachkommt. Jahresabrechnungen kommen regelmäßig verspätet oder bleiben ganz aus, wodurch gesetzliche Fristen überschritten werden. Die jährliche Eigentümerversammlung wird nicht einberufen oder immer wieder verschoben. E-Mails und Anrufe bleiben über Wochen unbeantwortet, während sich Probleme häufen. Besonders problematisch wird es, wenn Beschlüsse der Eigentümerversammlung trotz mehrfacher Abmahnung nicht umgesetzt werden. In solchen Fällen ist das Vertrauensverhältnis oft so zerrüttet, dass eine weitere Zusammenarbeit kaum mehr möglich ist. Diese Pflichtverletzungen können erhebliche finanzielle Folgen haben und den Wert Ihrer Immobilie beeinträchtigen.

Preiserhöhungen der Hausverwaltung In den letzten Jahren haben viele Verwaltungen ihre Preise teils um 30 bis 50 Prozent erhöht. Während moderate Anpassungen nachvollziehbar sind, wird es problematisch, wenn die Kosten in keinem Verhältnis mehr zur erbrachten Leistung stehen. Oft werden Zusatzkosten intransparent abgerechnet, sodass die tatsächlichen Gesamtkosten schwer zu kalkulieren sind. Holen Sie Vergleichsangebote ein – oft zeigt sich, dass bei gleicher oder besserer Leistung 20 bis 40 Prozent Einsparung möglich sind.

Veraltete Arbeitsweise und fehlende Digitalisierung Etwa 33 Prozent der Hausverwaltungen in Deutschland arbeiten noch mit Excel oder sogar auf Papier. Rechnungen werden per Post verschickt statt digital bereitgestellt, Dokumente sind nicht zentral verfügbar und Abstimmungen dauern Wochen statt Tage. Eigentümer haben keine Einsicht in aktuelle Kontostände, können Ausgaben nicht nachvollziehen und erhalten keine Übersicht über laufende Projekte. Moderne Hausverwaltungen bieten heute Plattformen, über die Sie jederzeit Zugriff auf alle Dokumente haben, Kontobewegungen in Echtzeit sehen und per App abstimmen können. Wenn Ihre Verwaltung solche grundlegenden digitalen Tools nicht anbietet, verpassen Sie wichtige Transparenz- und Effizienzgewinne.

Nachdem Sie sich entschieden haben, die Hausverwaltung zu wechseln, stellt sich die praktische Frage: Wie geht man dabei am besten vor?

Schritt 1: Den bisherigen Verwaltervertrag prüfen Bevor Sie aktiv werden, verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihre vertragliche Situation. Holen Sie den Verwaltervertrag hervor und prüfen Sie die Art der Immobilienverwaltung, die vereinbarten Kündigungsfristen und ob es sich um einen befristeten oder unbefristeten Vertrag handelt. Besonders wichtig: In der Regel sehen Verwalterverträge eine ordentliche Kündigung mit einer Frist von drei bis sechs Monaten vor. Hier kommt Ihnen jedoch die WEG-Reform zugute: Selbst wenn der Vertrag noch eine längere Laufzeit hat, können Sie den Verwalter jederzeit abberufen und der Vertrag endet dann automatisch nach sechs Monaten. In besonders schwerwiegenden Fällen kommt auch eine außerordentliche Kündigung in Betracht. Als wichtige Gründe gelten Beleidigungen, rufschädigende Äußerungen, körperliche Auseinandersetzungen oder schwerwiegende Pflichtverletzungen wie Veruntreuung. In solchen Fällen müssen Sie schnell handeln: Die außerordentliche Kündigung muss innerhalb von zwei Wochen ab Kenntnis ausgesprochen werden. Unser Rat: Planen Sie für den gesamten Prozess mindestens drei bis vier Monate Vorlaufzeit ein. So haben Sie ausreichend Zeit für eine sorgfältige Suche und einen reibungslosen Übergang.

Schritt 2: Neue Hausverwaltung suchen Die Suche sollte ein gemeinsamer Prozess der Eigentümergemeinschaft sein. Holen Sie Ihre Miteigentümer frühzeitig ins Boot, denn nur so können Sie sicherstellen, dass die neue Verwaltung den Bedürfnissen aller gerecht wird und die notwendige Mehrheit zustande kommt. Beginnen Sie mit einer internen Abstimmungsrunde. Klären Sie gemeinsam, welches Budget angemessen ist, welche Leistungen besonders wichtig sind und ob die klassische externe Verwaltung wirklich die beste Option ist. Definieren Sie klare Dealbreaker – also Dinge, die die neue Verwaltung auf jeden Fall können muss. Die Faustregel lautet: Holen Sie mindestens drei Vergleichsangebote ein. Online-Plattformen, Google-Suche mit Bewertungen und persönliche Empfehlungen von anderen WEG-Eigentümern sind gute Startpunkte. Auch Branchenverbände wie der VDIV oder IVD listen geprüfte Verwaltungen. Wichtige Bewertungskriterien: Erfahrung und Referenzen: Hat die Verwaltung Erfahrung mit ähnlich großen WEGs? Auslastung: Maximal 40 WEGs pro Verwalter als Richtwert Qualifikation: Gibt es Spezialisten für Technik, Recht und Buchhaltung? Kosten: Was ist im Grundpreis enthalten, was kostet extra? Digitalisierung: Eigentümerportal, App, digitale Umlaufbeschlüsse? Service: Reaktionszeit, feste Ansprechpersonen, Notfallbetreuung? Erstellen Sie eine Bewertungsmatrix mit allen wichtigen Kriterien und bewerten Sie jeden Kandidaten objektiv. Am Ende sollten Sie aber auch auf Ihr Bauchgefühl hören – manchmal sagt die Intuition mehr über die künftige Zusammenarbeit aus als alle rationalen Kriterien.

Schritt 3: Eigentümerversammlung einberufen Der Verwalterwechsel muss in einer Eigentümerversammlung beschlossen werden. Ideal ist es, wenn die reguläre jährliche Versammlung zeitlich passt. Falls nicht, können Sie eine außerordentliche Versammlung einberufen, wenn mehr als ein Viertel der Wohnungseigentümer dies verlangt (§ 24 Abs. 2 WEG). Die Einladung muss formgerecht sein und alle relevanten Punkte auf der Tagesordnung ausweisen. Pflichtpunkte sind: Abberufung der bisherigen Hausverwaltung, Kündigung des bestehenden Verwaltervertrags, Vorstellung der Kandidaten, Beschluss über die Wahl der neuen Hausverwaltung, Zustimmung zum neuen Verwaltervertrag sowie Ermächtigung zur Unterzeichnung des Vertrags. Wählen Sie einen neutralen Versammlungsort – auf keinen Fall die Büroräume der bisherigen Verwaltung. Beachten Sie die gesetzliche Einladungsfrist von mindestens zwei Wochen. In bestimmten Situationen ist auch ein Verwalterwechsel per Umlaufbeschluss möglich, durch schriftliche Zustimmung aller Eigentümer.

Schritt 4: Beschlüsse fassen In der Eigentümerversammlung müssen vier separate Beschlüsse gefasst werden: 1. die Abberufung des aktuellen Verwalters 2. die Kündigung des Verwaltervertrags 3. die Wahl des neuen Verwalters, sowie 4. die Zustimmung zum neuen Verwaltervertrag. Für alle vier Beschlüsse ist jeweils die einfache Mehrheit erforderlich – mehr als 50 Prozent der Stimmen. Am effizientesten ist es, alle vier Beschlüsse nacheinander in derselben Versammlung zu behandeln. Eigentümer, die nicht persönlich teilnehmen können, sollten einem anderen Eigentümer eine schriftliche Vollmacht erteilen – eine E-Mail ist dafür ausreichend. Das Protokoll muss alle Beschlüsse und die genauen Abstimmungsergebnisse dokumentieren.

Schritt 5: Vorstellung der neuen Verwaltung Dieser Schritt schafft Vertrauen und klärt letzte offene Fragen. Wenn mehrere Verwaltungen zur Wahl stehen, sollte die Vorstellung strukturiert ablaufen: maximal 15 Minuten Präsentation pro Kandidat, gefolgt von mindestens zehn Minuten Fragerunde. Falls Sie sich bereits für einen Kandidaten entschieden haben, dient die Vorstellung vor allem dem gegenseitigen Kennenlernen. Die neue Verwaltung und die Eigentümer können Erwartungen abstimmen und die nächsten Schritte besprechen. Achten Sie darauf, wie die Verwaltung kommuniziert und ob die Chemie stimmt – diese Faktoren sind für die langfristige Zusammenarbeit oft wichtiger als der Preis allein.

Schritt 6: Übergabe organisieren Nach dem Mehrheitsbeschluss wird der neue Verwalter offiziell bestellt. Die Übergabe ist ein komplexer Prozess, der sorgfältig organisiert werden muss und üblicherweise ein bis zwei Monate dauert. Finanziell müssen das Hausgeld- und Rücklagenkonto übertragen, alle Kontovollmachten übergeben und offene Forderungen sowie Verbindlichkeiten dokumentiert werden. Bei den Dokumenten geht es um die Übergabe der - Teilungserklärung, - Protokolle, - Beschlusssammlung, - Jahresabrechnungen und - aller Verträge mit Dienstleistern.

Auch digitale Zugänge zur Verwaltungssoftware, zum Online-Banking und zu E-Mail-Konten müssen transferiert werden. Externe Kontakte wie Bank, Versicherungen, Dienstleister, Energieversorger und Handwerker müssen über den Wechsel informiert werden. Erstellen Sie eine detaillierte Übergabeliste mit allen zu übertragenden Punkten, so vergessen Sie nichts und haben eine Dokumentation für spätere Nachfragen. Pflichten der alten Hausverwaltung Auch nach der Abberufung hat die bisherige Verwaltung noch Verpflichtungen. Diese Phase dauert bei ordentlicher Kündigung bis zum Ablauf des Verwaltervertrags, also sechs Monate nach der Abberufung. Die alte Verwaltung muss ohne schuldhafte Verzögerung alle relevanten Unterlagen, Informationen und das Vermögen der WEG übergeben. Ausstehende Abrechnungen, die während der Amtszeit fällig wurden, müssen erstellt werden. Die neue Verwaltung muss bei laufenden Vorgängen wie Schadensfällen oder Sanierungen unterstützt werden. Die Eigentümergemeinschaft muss sich nicht selbst um die Aushändigung kümmern – das ist Aufgabe der alten Verwaltung. Kommt diese ihren Pflichten nicht nach, kann die WEG gerichtliche Schritte einleiten. Dokumentieren Sie alle Kommunikation und Fristen genau, das ist wichtig für eventuelle rechtliche Schritte. Alternativen zur klassischen Hausverwaltung Der Wechsel ist auch eine Chance, über alternative Verwaltungsmodelle nachzudenken. Besonders für kleine und mittelgroße WEGs gibt es heute attraktive Optionen. Bei der Selbstverwaltung übernimmt ein Eigentümer aus der Gemeinschaft die Verwaltungsaufgaben. Das bietet erhebliche Kostenersparnis – oft 30 bis 50 Prozent der bisherigen Verwaltergebühren. Der Ansprechpartner ist vor Ort und jederzeit erreichbar, hat ein persönliches Interesse am Wohlergehen der WEG und kennt alle Eigenheiten des Objekts. Allerdings erfordert die Verwaltung fünf bis 15 Stunden pro Woche Zeitaufwand, Kenntnisse in Recht, Buchhaltung und Technik sowie die Bereitschaft, persönlich zu haften. Moderne Anbieter wie reltix verbinden die Vorteile der Selbstverwaltung mit professioneller Unterstützung. Ein Eigentümer übernimmt die Verwaltung, wird aber von einem Experten-Team unterstützt. Eine digitale Plattform erleichtert die Arbeit erheblich, und rechtliche sowie buchhalterische Unterstützung ist inklusive. Die Kosten sind deutlich niedriger als bei klassischer Verwaltung – oft 30 bis 40 Prozent Ersparnis bei transparenter Kostenstruktur. Checkliste: Hausverwaltung wechseln – Ihre Schritte im Überblick Vorbereitung (Woche 1-2) - Verwaltervertrag prüfen (Kündigungsfristen, Laufzeit, Bedingungen) - Mit Miteigentümern sprechen und Stimmung einholen - Gründe für Wechsel dokumentieren - Entscheidung treffen: Externe Verwaltung oder Selbstverwaltung? Suche und Angebote (Woche 3-6) - Kriterienkatalog erstellen (Budget, Prioritäten, Anforderungen) - Mindestens 3 Hausverwaltungen kontaktieren - Angebote einholen und vergleichen - Referenzen prüfen und Gespräche mit aktuellen Kunden führen - Vorauswahl treffen Eigentümerversammlung (Woche 7-10) - Eigentümerversammlung einberufen (Frist beachten!) - Tagesordnung mit allen erforderlichen Punkten erstellen - Unterlagen und Angebote an Eigentümer versenden - Versammlungsort organisieren (neutral!) - Versammlung durchführen und protokollieren - 4 Beschlüsse fassen (Abberufung, Kündigung, Neubestellung, Vertrag) Übergabe (Woche 11-18) - Übergabetermin mit alter und neuer Verwaltung vereinbaren - Checkliste für Übergabe erstellen - Finanzielle Übergabe: Konten, Vollmachten, Guthaben - Dokumentenübergabe: Verträge, Protokolle, Abrechnungen - Digitale Zugänge übertragen - Externe Kontakte informieren (Bank, Versicherung, Dienstleister) - Übergabe protokollieren und bestätigen lassen Nach dem Wechsel (ab Woche 19) - Kickoff-Meeting mit neuer Verwaltung - Erwartungen und Kommunikationswege klären - Nach 3 Monaten: Erste Zwischenbilanz ziehen - Nach 6 Monaten: Ausführliche Evaluation Fazit: Der Wechsel lohnt sich Ein Wechsel der Hausverwaltung ist kein Grund zur Sorge, sondern eine Chance. Seit der WEG-Reform 2020 ist der Prozess deutlich einfacher geworden und gibt Ihnen als Eigentümergemeinschaft die Kontrolle zurück. Ein einfacher Mehrheitsbeschluss reicht aus, ein wichtiger Grund ist nicht nötig. Der gesamte Prozess ist planbar, dauert drei bis vier Monate und verursacht geringe Kosten. Der Wechsel lohnt sich: Bessere Leistung, moderne Tools und oft niedrigere Kosten verbessern Ihre Lebensqualität als Eigentümer spürbar. Verschiedene Verwaltungsmodelle ermöglichen individuelle Lösungen, die perfekt zu Ihrer WEG passen. Wenn Sie mit Ihrer aktuellen Verwaltung unzufrieden sind, zögern Sie nicht. Sprechen Sie mit Ihren Miteigentümern, holen Sie Angebote ein und starten Sie den Wechsel. Eine gute Hausverwaltung ist der Schlüssel zu einer funktionierenden Eigentümergemeinschaft und trägt erheblich zum Werterhalt Ihrer Immobilie bei. Sie haben es in der Hand. Wie reltix Sie unterstützen kann Suchen Sie nach einer modernen Alternative zur klassischen Hausverwaltung? reltix digitalisiert die Immobilienverwaltung und macht sie effizienter, transparenter und kostengünstiger. Mit einer digitalen Plattform, modernen Prozessen durch KI-gestützte Workflows, voller Transparenz und persönlicher Betreuung kombiniert mit den Vorteilen der Digitalisierung bietet reltix einen neuen Standard. Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Beratungsgespräch. Wir zeigen Ihnen, wie modernes Immobilienmanagement funktioniert und erstellen Ihnen ein individuelles Angebot für Ihre WEG. Rechtlicher Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung.